Даже опытный организатор не держит всё в голове. Чек-лист — это способ не забыть мелочь, из-за которой рушится вечер: не заказанный гардероб, неподтверждённый трансфер, отсутствующий удлинитель для микрофона. Мы разбили подготовку на этапы с ориентировочными сроками для корпоратива на 80–150 человек. Для небольших праздников сроки можно сократить, для крупных — увеличить.
Этап 1. Цели и рамки (за 8–10 недель)
- Определена цель мероприятия: отдых, благодарность, сплочение, имидж, презентация.
- Утверждена дата и запасная дата.
- Известно ориентировочное количество гостей.
- Утверждён бюджет и порядок согласования расходов.
- Назначен ответственный со стороны заказчика, который принимает решения.
- Сформулированы пожелания: формат, стиль, обязательные элементы, «табу».
Запишите цель одним предложением и держите её перед глазами. Каждое решение — от площадки до песни на танцполе — проверяйте вопросом «это помогает цели?».
Этап 2. Концепция и площадка (за 6–8 недель)
- Выбрана концепция или тема вечера.
- Просмотрены 3–5 площадок, выбрана одна.
- Проверены: вместимость, сцена, электричество, гардероб, парковка, время работы, правила по подрядчикам.
- Подписан договор с площадкой, внесена предоплата.
- Согласовано меню и формат питания (банкет, фуршет, кейтеринг).
Подробнее о выборе — в статье «Новогодний корпоратив в ресторане или за городом».
Этап 3. Программа и подрядчики (за 5–7 недель)
- Выбран ведущий, проведена личная встреча или созвон.
- Выбраны артисты и шоу-номера, получены райдеры.
- Выбран диджей или кавер-группа.
- Заказаны звук и свет, согласованы с площадкой.
- Заказан фотограф и видеограф.
- Заказаны декор и фотозона.
- Подписаны договоры со всеми подрядчиками, внесены предоплаты.
Этап 4. Сценарий (за 3–4 недели)
- Написан сценарий с таймингом по минутам.
- Согласованы блоки: открытие, речи, шоу, награждение, торт, финал.
- Тайминг сверен с кухней — подача блюд не совпадает с ключевыми номерами.
- Подготовлены материалы: видеоролики, презентации, музыка для выходов.
- Если есть награждение — список номинантов, награды, дипломы.
- Ведущий получил информацию о компании, именах, внутренних шутках.
Как писать сценарий — в статье «Как составить сценарий мероприятия».
Этап 5. Гости (за 2–4 недели)
- Разосланы приглашения с датой, временем, адресом, дресс-кодом.
- Собраны подтверждения, аллергии и особые пожелания по еде.
- Составлена рассадка (если банкет).
- Организован трансфер, если площадка за городом.
- Подготовлены бейджи, списки регистрации, браслеты (для больших событий).
Этап 6. Техника и безопасность (за 1–2 недели)
- Технический райдер всех артистов сведён в один и передан звукорежиссёру.
- Согласовано время монтажа и демонтажа с площадкой.
- Проверены электричество и мощность, при необходимости заказан генератор.
- Для огненных и пиротехнических номеров — согласие площадки и соблюдение требований безопасности.
- Есть аптечка, контакт ближайшей клиники, план эвакуации.
- Продуман план Б: погода, отсутствие артиста, отключение света.
Этап 7. Последняя неделя
- Финальное количество гостей передано площадке.
- Все подрядчики подтвердили время приезда и получили контакты координатора.
- Сценарий и тайминг разосланы всей команде.
- Подготовлен «тревожный чемоданчик»: скотч, ножницы, удлинители, батарейки, булавки, нитки, зарядки, пластыри, влажные салфетки, ручки, распечатки.
- Распределены роли в команде: кто на входе, кто со сценой, кто с артистами, кто с кухней.
- Проверены все оплаты по договорам.
Этап 8. День мероприятия
| Время | Что проверить |
|---|---|
| За 4–6 часов | Монтаж сцены, звука, света, декора |
| За 2–3 часа | Саундчек, проверка микрофонов, видео, презентаций |
| За 1,5 часа | Сервировка, рассадка, таблички, фотозона |
| За 1 час | Артисты на месте, гримёрка, брифинг команды |
| За 30 минут | Регистрация готова, гардероб работает, музыка встречи |
| Во время | Тайминг, связь с ведущим, кухней и техниками |
| После | Расчёт с подрядчиками, проверка зала, забытые вещи, трансфер гостей |
Этап 9. После мероприятия
- Собраны фото и видео, отправлены гостям.
- Собраны отзывы — короткий опрос сотрудникам.
- Закрыты все документы и оплаты.
- Проведён разбор: что сработало, что улучшить в следующий раз.
- Поблагодарили подрядчиков и команду.
Записывайте выводы сразу после события, пока свежо. Через год, когда начнёте готовить следующий праздник, этот документ сэкономит недели.
Если не хочется держать всё это самостоятельно
Чек-лист показывает, сколько решений стоит за одним вечером. Работа с агентством не отменяет участия заказчика — нужны цели, решения и согласования, — но снимает с вас поиск подрядчиков, переговоры, тайминг, координацию в день события и десятки мелочей.
«БравоСтиль» организует мероприятия под ключ: берём на себя весь чек-лист — от площадки и программы до техники, безопасности и отчёта. Вы получаете одного ответственного и праздник без стресса.
Частые вопросы
За сколько начинать подготовку мероприятия?
Камерный праздник до 50 человек — за 3–4 недели, корпоратив на 100–150 человек — за 1,5–2 месяца, событие на 300+ гостей или городской праздник — за 3–6 месяцев. В пиковый сезон (декабрь, выпускные) сроки нужно увеличить.
Что самое важное в день мероприятия?
Один ответственный, который знает всё и принимает решения, распечатанный тайминг у всей команды, связь между организаторами и запас времени на монтаж и проверку техники.
Нужен ли организатору план Б?
Обязательно. Минимум — на погоду, отсутствие артиста, отключение электричества и задержку гостей. План Б не требует денег, если продуман заранее.